Rutiner

Administrativt

ADMINISTRATIVE RUTINER

Klubben har egen hjemmeside: www.vangfl.no

Klubben har også sider på sosiale medier.

Der kan medlemmer søke informasjon: artikler, kontaktinformasjon og andre rutiner.

Klubben har flere gode sponsorer som vi ønsker at våre medlemmer benytter.

Se hjemmesiden for sponsorer. Klubben har også andre avtaler ifm andre produkter / materiell av ikke sportslig karakter. Herunder: Norengros, elektroimportøren.

Klubben handler produkter hos: Freske fraspark på Østre torg i Hamar.

Klubben har egen funksjon med ansvar for sportslig materiell. Bestilling av materiell og kvalitetskontroll må gå via denne funksjonen og en med rekvisisjonsfullmakt pr epost. Bruk: materiell@vangl.no

Annet materiell (bane og anlegg, Grendehuset, kiosk o.l går ikke til sportslig materiell, men ivaretas av andre funksjoner).

Se egne aktuelle rutinebeskrivelser for kiosk, økonomisk og sport.

Alle har et ansvar for at anlegget forlates i god stand og er presentabelt for de neste som kommer.

Evt feil, mangler m.m meldes til styret.

Vedlegg

Økonomi

ØKONOMISKE RUTINER

Rammene nedenfor er til enhver tid forankret i vedtak fra årsmøte og styremøter og oppdatert pr årstall angitt nedenfor.

Medlemskontingent pr 2023 (vedtatt på årsmøtet den 230223):

Kr 400 Aktive: (spillere og alle med en funksjon eller rolle i klubben)

Kr 300 Støttemedlemmer

Treningsavgift pr 2023:

Lekeparti – Til og med 5 år er gratis men meldes inn som medlem.

3’er fotball – kr 800,-

5’er fotball – kr 1.600,-

7’er fotball – kr 2.300,-

9’er fotball – kr 2.300,-

11’er fotball – kr 2.800,-

Klubben har egen fullmaktsmatrise basert på økonomihåndboken. Dette må følges av hensyn til regnskap / økonomi og rutine mtp samarbeidspartnere. Herunder forvaltning av materiell og utstyr. Beskrivelse av dette vil bli gitt på møter før sesongstart.

Før sesongstart har hvert lag eget budsjett for kommende sesong. Laget må til enhver tid holde egen oversikt over tildelt budsjett og gjenstående midler gjennom sesongen og prioritere videre bruk av til enhver tid gjenstående beløp.

Lag med spillere fra 13 år +, kan etter forespørsel til styret få dekket utgifter til buss for en bortekamp pr sesong. NB sjekk rutine for leie og levering av buss før den leveres tilbake.

Hvert lag kan få dekket inntil kr 150,- pr aktiv spiller ifm avslutning på høsten.

Andre utgifter må i alminnelighet godkjennes på forhånd av styret. Bruk aktuelt utleggskjema i excel eller pdf.

Enkelte trenere på lag 15 + år har godtgjørelse for sitt verv. Enkelte lag har fratrekk av treningsavgift for inntil 2 barn pr lag. Det gis ikke fratrekk for lag der trener og / eller lagleder mottar godtgjørelse for funksjonen. Dette er avtaler som må inngås for en definert periode og etter avtale med styret i klubben.

Familier med en vanskelig økonomi, kan søke klubben om bistand til finne en løsning. Ta kontakt med: leder@vangfl.no

Kjøregodtgjørelse

I Vang FL kan det etter avtale med styret beregnes godtgjørelse for kjøring. Dette gjelder til / fra klubblokalet i Nymovegen 4, 2319 Hamar. Det må ha vært avtalt på forhånd eller kunne dokumenteres og kontrolleres i ettertid. Dette gjelder for kjøring til / fra andre anlegg med egen bil ifm vintertreninger, og kamper gjennom sesongen. Det oppfordres til å fylle bilene slik at vi sammen bidrar til at klubben drives kostnadseffektivt. Når det gjelder det til enhver til gjeldende regelverk fra myndighetene, så må den enkelte selv ta ansvar for å være oppdatert på hva styret kan godkjenne. Styret legger ikke ut regler her, da disse kan endre seg fra år til år. Hensikten bør være at en får dekket sine utgifter så reelt som mulig.

Vang FL forbeholder seg retten til å innberette enhver ytelse til Skatteetaten uavhengig av ytelsens størrelse.

Dommerregning

Fra september 2021 benyttes skjema nedenfor. For de som ønsker å sende det på mail, men ikke har skanner, kan det tas bilde av med telefon og sendes på mail til regnskap@vangfl.no. Om det sendes som bildefil, prøv å beskjær bildet først. Dette fordi bilaget skrives ut og tar da mye blekk.

Turneringer for lag i klubben

Hver sesong kan hvert lag dra på turneringer for inntil kr 5.000,-. Påmelding til turnering eller cup utenfor seriespillet, må skje i god dialog med styret ved sportslig ansvarlig.

Se egne rutinebeskrivelser for administrativ, sportslig og kiosk.

Alle har et ansvar for at anlegget forlates i god stand og er presentabelt for de neste som kommer.

Evt feil, mangler m.m meldes til styret.

Vedlegg

Kiosk

KIOSK

Åpningstid: (kl 16:30) 17:00-20:00 (til og med pause på siste kampen).

Antall på kioskdugnad: Minimum 2 personer. En av to er KAMPVERT.

RUTINER

• Låse opp kiosken (kodeboks på yttervegg på oversiden av bygget).
• Låse opp garderobene (kodeboks over døra til garderobene i kjelleren).
• Bruk av gul KAMPVERT-vest og følge med inne / ute. Bistå besøkende lag m.m.
• Administrere og ta i mot betaling på Vipps ifm salg i kiosken.
• Gå over anlegget inne og ute jevnlig.
• Rengjøre og rydde / koste inne og rydde ute før anlegget forlates.
• Avfall i stor container (egen plast container for glass og metall). Nøkkel i kiosken.
• Følge øvrige interne rutiner for kioskdugnaden.

Kontaktopplysninger til kioskansvarlig finner du her

Se egne rutinebeskrivelser for administrativ, økonomisk og sport.

Alle har et ansvar for at anlegget forlates i god stand og er presentabelt for de neste som kommer.

Evt feil, mangler m.m meldes til styret.

Sportslig

SPORTSLIGE RUTINER

Pr 2019 så har klubben v/ styret to sportslige funksjoner inn til lagene.

• Sportslig ansvarlig for alle
• Sportslig ansvarlig / kontakt yngres (6-12 år)

Kontaktopplysningene til funksjonene finner du her

Kontaktopplysninger til trenere og lagledere finner du her

Hvert lag skal ha minimum en trener og en lagleder. Dette må være meldt inn til styret for registrering før sesongstart. Endringer gjennom året må meldes.

Trenere og lagledere deltar på møter i regi av styret v/ sportslig.

Oppdatert oversikt over kamper er i applikasjonen Rubic laget mitt

Laglederen er kontaktpunktet til styret. Laglederen følger opp innmelding, utmelding og annen oppfølging skjer ved bruk av applikasjonen Rubic laget mitt

Se egen instruks for laglederne. Instruksene er inndelt i: yngst, 5 / 7er og ungdom.

Se egne rutinebeskrivelser for administrativt, økonomisk og kiosk.

Alle har et ansvar for at anlegget forlates i god stand og er presentabelt for de neste som kommer.

Evt feil, mangler m.m meldes til styret.

Vedlegg

Materiell

INSTRUKS FOR MATERIALANSVARLIG

Materialansvarlig i Vang FL ivaretar følgende oppgaver:

1. Materialansvarlig må motta alle henvendelser fra trenere og lagledere pr epost når det gjelder utstyrsbehov. Herunder detaljerte beskrivelser av f eks:
   1. hva som trengs
   2. antall
   3. størrelser
   Bestillinger av sportslig utstyr gjennom materialansvarlig må planlegges. Det kan påregnes minst en ukes responstid. Materialsansvarlig sørger for å foreta samlede bestillinger en-to ganger pr måned.
2. Bestillinger av sportslig utstyr fra lokal leverandør [1] går på epost mellom materialansvarlig og leder. Eller mellom materialansvarlig og den funksjonen i klubben som har ansvar for fakturaer. Leder eller utnevnt funksjon sender bestilling til lokal leverandør med kopi til materialansvarlig og regnskap[2].
3. Kun materialansvarlig[3], leder[4] og nestleder[5] kan hente ut bestilte varer fra lokal leverandør (med mindre noe annet er spesielt avtalt). Dette for å unngå at en mister oversikt over uttak av varer basert på egne ønsker og behov.
4. Materialansvarlig må i samarbeid med styret bidra til hva slags varer og utstyr lagene skal få fra klubben. Det er ikke alt utstyr som er nødvendig for å gjennomføre treninger og det kan bli for mange individuelle ønsker.
5. Materialansvarlig må ha oversikt over varebeholdningen og alt utstyr som leveres ut til lagene. Dette arbeidet må sikres ved gode kvitterings- og oppbevaringsordninger. Materiell oppbevares i eget innvendig lager og i bod ved kunstgressbana.
6. Materialansvarlig må i samarbeid med styret bidra til evaluering av praksis og justere denne basert på hva som fungerer best for klubben.

Det er veldig viktig for klubben at det blir god orden rundt sportslig utstyr. Unødige prosesser kan gi klubben uønskede utgifter. Det er derfor viktig at kun et begrenset antall funksjoner har ansvar for å sende bestilling til og hente utstyr hos lokal leverandør.

[1] Lokal leverandør av sportslig utstyr er pr 2020 butikken Freske Fraspark i Hamar

[2] Regnskap epost: Regnskap@vangfl.no

[3] Materialansvarlig epost: materiell@vangfl.no

[4] Leder epost: leder@vangfl.no

[5] Nestleder epost: nestleder@vangfl.no